Els professionals autònoms han de proporcionar el document de retencions als proveïdors i als treballadors abans del 2 d'abril.

Com cada any, els autònoms que hagin retingut IRPF en les factures dels seus proveïdors o en les nòmines dels seus treballadors han de facilitar-los els seus certificats de retencions. La data límit per fer-ho és el dia abans de l'inici de la campanya de la Renda, el pròxim 2 d'abril.

La campanya de la Renda d'enguany, la primera en la qual tots els autònoms, sense excepció, hauran de presentar la liquidació de l'Impost sobre la Renda de les Persones Físiques (IRPF) corresponent a 2023, ha avançat la seva data d'inici al 3 d'abril. Abans d'aquesta data, molts autònoms hauran d'obtenir i enviar als seus treballadors -i a alguns proveïdors- els seus certificats de retencions, un document que recull totes les aportacions realitzades a l'Agència Tributària durant l'any anterior.

Això és una obligació per a tots aquells autònoms i empreses amb treballadors, així com per als qui hagin retingut IRPF en les factures que han pagat a un proveïdor, sempre que se'ls demani. Igualment, han de rebre'ls dels seus clients els autònoms que hagin emès alguna factura amb aquesta retenció durant l'any.

Això és degut al fet que, com van explicar fonts de l'Agència Tributària, "la norma no fa distinció per treballador, proveïdor o client. S'ha de lliurar a aquells als quals s'hagin abonat rendes subjectes a retenció o ingrés a compte."

El termini per enviar els certificats als treballadors i als proveïdors -i per rebre'ls dels clients- finalitza el dia abans de l'inici de la campanya de la Renda, que aquest any serà el 3 d'abril. Per tant, els autònoms han d'obtenir aquests certificats i enviar-los abans del dimarts, 2 d'abril. En cas contrari, podrien ser sancionats amb 150 euros per cada certificat no emès.

El certificat de retencions per als autònoms serveix per comprovar, per exemple, que els clients que hagin retingut IRPF en les factures de l'any passat les han declarat correctament a Hisenda, així com per evitar irregularitats entre els llibres de factures i els imports ja abonats a compte de l'IRPF que podrien provocar una inspecció fiscal.

Els autònoms han d'obtenir i enviar els certificats als proveïdors als quals hagin retingut IRPF

Els autònoms que hagin retingut IRPF en les factures que han pagat als seus proveïdors han de facilitar-los els seus certificats de retencions, sempre que aquests els demanin. Així ho va afirmar Adolfo Jiménez, president de l'Associació Espanyola d'Assessors Fiscals i Gestors Tributaris (Asefiget), aclarint que, "tot i que és una obligació sempre que se sol·liciti per part de l'empleat o el proveïdor, en els últims anys s'ha perdut aquesta pràctica perquè aquestes dades solen aparèixer directament al projecte de la declaració de la Renda."

No obstant això, en aquests casos, l'assessor fiscal va recomanar sol·licitar-ho sempre, per "verificar que les quantitats retingudes i les que figuren als llibres de l'autònom o l'empresa són correctes, corregir els errors que calgui i evitar així una sanció en cas d'inspecció", va explicar el president d'Asefiget.

També han de rebre dels seus clients els certificats de les factures emeses durant l'any

A més, l'obligació d'enviar als proveïdors als quals s'hagi retingut IRPF en les factures també s'aplica en sentit invers. És a dir, els clients que hagin aplicat retencions en les factures cobrades als autònoms també hauran de facilitar-los els certificats de retencions corresponents abans del 2 d'abril, el dia abans de l'inici de la pròxima campanya de la Renda.

D'altra banda, els autònoms que hagin rebut alguna prestació de la Seguretat Social durant l'any passat, com ara les de cessament d'activitat, maternitat o incapacitat temporal, també poden sol·licitar i obtenir el certificat de retencions aplicades per aquests pagaments abans de la data límit per presentar la liquidació de l'IRPF.

Tots els autònoms amb treballadors han de lliurar-los els seus certificats de retencions abans del 2 d'abril
Tot i que és una qüestió coneguda, així com un tràmit que sovint realitzen els assessors o graduats socials que treballen per als autònoms i empreses, cal recordar que tots els treballadors per compte propi amb treballadors a càrrec estan obligats a facilitar-los els seus corresponents certificats de retencions.

La data límit per enviar-los és la mateixa que en la resta dels casos -el 2 d'abril-, i no fer-ho podria comportar sancions de 150 euros per cada certificat no enviat als treballadors. Per exemple, si es tracta d'un negoci amb vuit treballadors, podria haver de fer front a una multa de 1.200 euros.

Segons detalla la legislació, es consideraran infraccions els casos en què els autònoms "no posin a disposició dels percebedors de les rendes subjectes a retenció o ingrés a compte, abans dels terminis de presentació de les declaracions, liquidacions, comunicacions de dades o sol·licituds de devolució del tribut al qual es refereixi aquesta retenció o ingrés a compte, el certificat que han d'expedir en favor d'aquests percebedors."

Com sol·licitar els certificats de retencions per enviar-los als treballadors i als proveïdors?

Primerament, cal recordar que milers d'autònoms -inclosos tots els que tenen treballadors- estan obligats a informar a Hisenda de les retencions d'IRPF que figurin a les seves nòmines i factures emeses a altres professionals per compte propi de forma trimestral, mitjançant el Model 111.

A més, cada any han de presentar un altre model, el 190, en el qual, a manera de resum, informen de tots els pagaments de l'empresa en concepte de retribucions, les deduccions per cotitzacions socials i les retencions aplicades en concepte d'IRPF. Un cop presentat aquest model correctament, l'Agència Tributària proporciona l'empresa el certificat d'ingressos i retribucions, on s'inclouen les dels seus treballadors.

A partir d'aquí, els autònoms han de preparar i enviar a cada treballador el seu certificat de retencions i ingressos a compte de l'IRPF, on s'inclouen els següents camps:

• Dades del receptor: DNI o NIF i nom i cognoms -o raó social- del treballador o professional al qual s'hagin retingut quantitats a compte de l'IRPF durant 2022.

• Dades del pagador: DNI o NIF i nom i cognoms -o raó social- de l'autònom o empresa.

• Retribucions dineràries i en espècie percebudes pel treballador pel seu treball.

• Retencions practicades per cada concepte.

• En els casos en què sigui aplicable, les aportacions empresarials a plans de pensions o mutualitats de prestació social durant 2022.

• En els casos en què sigui aplicable, les quantitats percebudes pel treballador en concepte d'endarreriments d'anys anteriors o, en el seu defecte, els reintegraments realitzats per aquest al negoci per haver percebut retribucions superiors a les corresponents durant exercicis anteriors.